Ochrana osobných údajov - sústredenia

OSOBNÉ ÚDAJE – SÚSTREDENIA

Poučenie o spracovaní osobných údajov

V súvislosti s organizovaním pobytových akcií (víkendové sústredenia, Astronomická výmena skúseností) spracúva o.z. Astronomický klub Bratislava,  so sídlom Mamateyova 4, 851 04 Bratislava, IČO: 31797687, DIČ: 0031797687, občianske združenie (ďalej len "Organizátor") osobné údaje účastníkov, prípadne ich zákonných zástupcov.

 

Aké osobné údaje Organizátor spracúva?

Na účely zabezpečenia sústredení získavame a spracúvame osobné údaje účastníka (v prípade neplnoletých účastníkov aj jeho rodiča, resp. zákonného zástupcu) v nasledujúcom rozsahu:

 

  1. identifikačné údaje (meno, priezvisko, dátum narodenia)
  2. kontaktné údaje (adresa, e-mailová adresa, telefónne číslo)
  3. zdravotné obmedzenia účastníka (alergie, diéty, a pod.)

 

V prípade žiadosti o podporu z Fondu na podporu astronómie spracúvame aj túto žiadosť a jej zdôvodnenie ako osobný údaj.

Na pobytových akciách vyhotovujeme fotografie účastníkov pri organizovaných aktivitách a vo voľnom čase. Pre účely kontroly spracúvame takisto automaticky získané údaje ako IP adresa, z ktorej bola prihláška odoslaná.

 

Na aké účely sa osobné údaje použijú?

Právnym základom na spracovanie osobných údajov účastníkov pobytových akcií a ich rodičov je zmluvný vzťah medzi Organizátorom a účastníkom, resp. jeho zákonným zástupcom.

V prípade údajov v žiadosti o príspevok z Fondu na podporu astronómie a zdravotných údajov je právnym základom súhlas so spracovaním.

Osobné údaje získané z prihlášky na pobytovú akciu budú použité na zabezpečenie pobytovej akcie, na komunikáciu v súvislosti s pobytovou akciou, a na účtovnú evidenciu. Keďže pobytové akcie dotujeme aj z prostriedkov z 2 % dane, môže byť rodičom zaslaný aj e-mail so žiadosťou o podporu touto formou. Fotografie budú distribuované účastníkom danej pobytovej akcie, pričom výber fotografií bude zverejnený na webových stránkach Organizátora, prípadne iných materiáloch dokumentujúcich činnosť Organizátora (výročná správa, atp.). Údaje o zdravotných obmedzeniach a žiadostiach o príspevok budú použité len na účely daného sústredenia (objednanie adekvátnej stravy, prispôsobenie programu zdravotným obmedzeniam účastníkov). Iným spôsobom nebudeme získané údaje bez predchádzajúceho súhlasu používať. Osobné údaje nebudú použité na automatizované profilovanie.

 

Komu poskytneme Vaše osobné údaje?

Osobné údaje neposkytujeme tretím stranám, okrem ubytovacieho zariadenia, v ktorom sa pobytová akcia koná, ak si vyžadujú zoznam ubytovaných. Pri spracovaní nedochádza k prenosu osobných údajov do krajín mimo EÚ.

 

Ako dlho spracúvame Vaše osobné údaje?

Osobné údaje získané na základe zmluvy spracúvame do 1 roka od ukončenia pobytovej akcie. Za účelom evidencie, kto sa zúčastnil ktorých pobytových akcií organizovaných Organizátorom bude zoznam účastníkov archivovaný po dobu 5 rokov. Údaje identifikujúce platbu budú spracúvané nevyhnutnú dobu na základe ďalších predpisov (Zákona o účtovníctve). Výber fotografií je archivovaný neobmedzene dlho.

 

Aké sú Vaše práva v súvislosti s Vašimi osobnými údajmi?

Máte právo na prístup k údajom, ktoré o Vás spracovávame, máte právo na ich prenos, môžte požiadať o ich opravu.

Máte právo na výmaz osobných údajov, keď ich už nebudeme potrebovať pre účely plnenia zmluvy.

Máte právo odvolať súhlas so spracovaním údajov, ktoré spracúvame na základe Vášho súhlasu (v prípade údajov z prihlášky na sústredenie sú to len zdravotné údaje a informácie poskytnuté v žiadosti o príspevok z Fondu na podporu astronómie. Pri zdravotných údajoch vyžaduje poskytnutie výslovného súhlasu zákon, a teda tento súhlas je možné aj odvolať, toto však môže mať negatívny dopad na žiadateľa).

Počas doby vyhodnotenia námietky máte právo na obmedzenie spracovávania – s Vašimi údajmi nebudeme nakladať inak, než ich uchovávať.

Kam sa môžte obrátiť pre ďalšie informácie a kde môžte uplatniť námetky?

V prípade akýchkoľvek otázok alebo námietok voči spracúvaniu osobných údajov nás kontaktujte na [email protected].